什么是时间表自动化?
时间表自动化是服务业务盈利的关键。获取为您的组织构建高效、精简流程所需的所有信息。
时间和费用自动化是加快实现收入的关键。在专业的服务环境中，时间是一种稀缺商品，需要有效地管理和透明地跟踪。
时间表自动化是一种从任何位置获取在任何设备上工作时间的方法。您可以通过自动捕获工作时间的过程来加快时间表的完成和管理。时间表自动化工作流帮助正确的数据到达需要查看它的人，确保经理可以监督团队中发生的事情，并且财务部门可以获得客户账单和工资的信息。准确的时间跟踪数据意味着您可以快速调整资源策略，更好地为客户服务，提高项目盈利能力。
但是时间表自动化是关于什么的呢?本文解释了为什么时间表自动化是您的服务业务所需要的超级功能。
准备好了吗?让我们开始吧。
为什么时间表自动化对您的服务业务很重要
时间表自动化将为您的公司带来巨大的不同。当你的员工分散在偏远的地方，在客户现场或在家工作时，集中式解决方案的便利性很快就会显现出来。自动化使时间表保持最新，这反过来意味着您的团队可以将时间花在重要的项目和任务上。管理人员可以获得所需的信息，以跟踪成本并在必要时进行调整。随着工资单处理变得更加高效，管理费用也会下降。
降低管理开销
自动化时间表的业务需要更少的与时间表输入和集中相关的管理开销。预先安排的提醒可以帮助团队成员掌握他们提交的时间表，而不需要同事提醒他们。对账和报告的效率显著提高。
遵守公司准则
自动化的数字时间表可以很容易地链接到您的集成知识管理系统。这意味着，每当员工对如何完成时间表有疑问时，他们都可以快速访问所需的信息，以便按照公司的政策处理时间。
自动审批程序
自动的时间表审批流程节省了每个人的时间。经理可以直接了解团队成员是如何花费时间的，包括计费小时和非计费小时之间的细目。他们可以使用这些数据与他们的团队合作，以确保以最有效的方法完成项目。
自动结账流程
你的财务团队也从中受益:更快的时间表审批意味着发票可以及时发出。更好的是，包括计费工时在内的批准的时间表数据可以立即包括在客户发票上。
三种时间表
我们一直在谈论时间表，但你真的清楚这个术语的意思吗?时间表是一种非常简单的方法，用于记录和跟踪员工在给定工作上花费的时间。
工时表最初是用来记录员工工作了多少小时，以计算他们的工资。在某些工作中，情况仍然如此。在专业服务中，工时表用于记录在任务或项目上花费的时间。
时间表中捕获的数据在以下方面很有用:
- 项目会计
- 估算未来项目
- 项目跟踪与管理
- 账单的客户
- 计算工资
工资工时表
这些数据只是用来跟踪员工工作的小时数。他们为工资目的捕获和报告数据，例如，休假时间、应计金额以及处理工资和支付所需的任何其他调整。
在线工时表
许多公司仍然要求员工填写基于纸张或电子表格的时间跟踪表单。一个在线系统可以与你的工资单软件和会计软件接口，可以极大地帮助你跟踪和发票正在完成的工作。在今天的情况下，这可能意味着在基于web的系统上输入，甚至可以通过移动应用程序在移动设备上输入、提交和批准时间表信息。
员工工时表
员工时间表是另一个你可能会遇到的术语，但正如你所想象的那样，它只是指“员工的时间表”。通常情况下，员工工时表用于领取计时工资的非豁免员工，以跟踪他们的工作时间，并确保公平的加班工资。
为什么时间表策略很重要
企业中的时间表策略规定了完成、提交和审查时间表的程序、指导方针和规则。
您的政策应该符合适用的联邦和地方法律，并包括与企业内所有级别员工相关的信息，尽管如果合适的话，这可能会在不同的文件中列出。
由于工时表是客户发票的基础，因此它们是法律文件，需要适当考虑。你的政策应该概述你希望员工如何管理和完成时间跟踪的指导，包括，例如:
- 谁需要记录自己的时间
- 如何以及何时报告他们的时间
- 如何报告和纠正错误
- 如果你不能按时完成时间表，例如，如果你生病了，你该怎么办
- 时间表批准政策
- 准确报告时间的要求以及故意报告不正确信息的后果
- 时间表数据的用途。
时间表政策和休假政策
工时表政策通常包括或涉及休假政策，也可以称为休假政策。
休假政策记录了管理和报告休假时间的指导方针，考虑到员工可能无法工作的各种原因:
- 假期
- 雇员或其家庭成员的疾病(短期或长期)
- 陪审团服务或出庭作证
- 服兵役或预备役训练
- 产假、陪产假、领养假和其他类型的育儿假。
休假政策规定了休假的指导方针以及如何报告休假时间。它还将涵盖哪些假期将带薪，哪些类型的缺勤将被视为无薪休假，以及带薪休假是如何累积的。
让你的员工时间表软件与休假政策保持一致是很重要的，这样员工就可以准确地记录他们在任何一天不上班的原因。时间表自动化将自动填充时间表中捕获的数据并馈送工资系统，因此员工能够选择正确的缺勤原因非常重要。
关于时间表自动化需要了解的三个术语
时间表自动化是大多数专业服务公司向前迈出的一大步。但是当你刚开始学习的时候，你会觉得你在学习另一门语言!让我们深入研究一下在这个主题中您将遇到的关键术语。
每日
每日津贴是指支付给员工的日常出差费用。按日计酬的方法意味着员工不必花时间准备详细的支出报告和洗衣或电话等低成本项目的收据。此外，公司可以更有效地进行预算，因为它知道员工每天出差的费用。
计费
可计费的是指时间或资源可以计费给客户。这可能是内部员工或第三方顾问(如顾问、会计师和法律公司)在提供服务上花费的时间。相反，非计费时间是指不向客户收费的时间，如公司内部的知识转移、簿记或文件管理。计费时间是专业服务公司的命脉，因此需要仔细而准确的跟踪。
非豁免员工
“非豁免员工”指的是团队中按小时计酬的成员。这些人将获得加班或休假，以代替超出正常工作时间的工作时间。
非豁免员工被要求跟踪他们的工作时间，以确保他们的工作得到公平的补偿。
时间表自动化的好处
当时间表自动化时，组织可以期望看到多种好处，包括遵从性、可追溯性、清晰度和提高的生产力。
取消手动计费
拥有多个不同系统的企业依赖手动数据输入将时间表信息(包括发票)从一个系统传输到另一个系统。阿伯丁集团报告称，由于输入数据而导致的错误率可高达15%。
通过使用时间表自动化(直接用时间表数据填充发票)，可以将错误率降低到0%。
提高时间表的准确性
当团队成员很容易记录他们刚刚做了什么，或者只是在每天结束时记录他们的日常活动时，他们就能更好地回忆起花在特定任务上的时间。同时，经理可以很容易地审查和批准信息或要求澄清。
改进可计费管理时间的跟踪
你的团队会跟踪花在电子邮件和会议上的时间吗?通常这种所谓的管理时间要么被遗忘，要么被当作不可计费的时间来管理。但根据您的组织政策，这实际上可能被认为是可计费的，并向客户收取费用。
低计费是收入流失的一个重要来源，因此让员工容易定期记录和跟踪他们的时间是改善收入获取的一种方法。
记录服务团队花在预售上的时间
服务团队成员经常支持售前活动，这将带来更好的建议和更高的客户成功率，所以这绝对是你应该继续做的工作。但是，你们的服务团队有多少时间花在售前工作上?
通过跟踪这段时间，你最好了解他们的工作有多少比例支持预售，然后围绕这对收入和盈利能力的影响做出战略决策。
明确旅行账单
我们经常发现，由于对公司政策缺乏了解，差旅时间的报告是错误的。通过在时间表系统中构建规则，您的团队可以记录他们做了什么和去了哪里，然后可以准确地报告旅行时间并在适当的情况下进行计费。
获得标准化的报告
自动时间跟踪系统提供了一套提供治理和监督的报告，这样您就可以看到总体情况，然后只需单击几下就可以深入到细节中。以这种方式集中报告还可以更容易地发现错误并减少潜在的欺诈。当一切都在线和数字化时，您可以看到一个用户代表另一个用户创建或删除的时间条目，或者其他帮助您识别不寻常交易的元数据。
遵守劳动和政府规定
带有时间戳审计的数据集中确保您的时间表提供了证明符合SOX、DCAA或其他法规所需的可跟踪性。
时间表和费用自动化是加快收入时间的关键。下载我们的时间表自动化完整指南并学习:
- 时间表的三种类型是什么
- 为什么需要时间表策略
- 时间表的隐藏好处
- 为什么自动化很重要
