每一天，我们都看到处于技术前沿的组织如何以更周到的方式采取安全措施，以确保可访问性，提高效率，并检查所有选项，以增强完成工作所需数据的完整性。
捕捉技术正在推动数字化转型，但捕捉只是内容之旅的第一部分。当涉及到管理您捕获的数据和确保安全性时，云捕获过程如何提供弹性方法来解决您每天面临的挑战?
控制内容入口
内容几乎可以从任何地方和任何设备到达，并且将内容直接发送到文档管理系统(DMS)从未如此容易。一般来说，用户会本能地选择最简单的处理方式。这意味着使用it认可的入口方式，如MFP面板上的自定义按钮、移动捕获、自动传真接收或批量扫描，是节省员工在电子邮件、应用程序和存储文件夹之间来回切换的时间和沮丧的理想方式。启用it批准的内容入口方式还可以消除不适当的扫描操作，并阻止充满安全漏洞的电子邮件处理。
确保用户身份
大多数遵从性法规主要关注于确保可审计性，因此确保用户识别是遵从性难题的关键部分。受控提交、SSO集成和其他应用程序(如Active Directory)等特性对于帮助组织在内容旅程的前端识别用户至关重要。如果您可以轻松地确定谁拥有访问权限，或者何时以及如何访问数据，那么您就走上了透明、审计就绪实践的正确道路。
消除人为错误
当有人参与的时候，让我们面对现实，事情会很快变得复杂。在内容丢失、错误归档、不正确的数据甚至恶意窃取之间，如果您将流程自动化以消除人工干预，工作通常会变得简单得多(而且更可靠)。怎么做?只需按一下按钮，组织就可以配置自动化工作流，以确保关键内容被提取、组织并安全地发送到应用程序或DMS内的存储。
允许高级数据处理
大多数时候，文档以平面图像的形式到达组织，让我们面对它——这可能是一个非常令人头痛的管理问题。如果你正在传真一份文件，内容会以平面图像的形式出现在任何扫描过的纸质文件旁边。通过使用捕获工具，用户可以自动应用光学字符识别(OCR)，这意味着机器人可以快速破译文件上的文本。一旦它们变成机器人可消化的格式，您就可以自动识别文档和关键信息，将关键数据点与文档关联起来，并向下发送到任何应用程序或存储。您还消除了工作人员丢失数据或违反合规性的可能性，并且知道内容不会丢失或离开it批准的存储路径。
集成传真功能
对于许多行业来说，传真仍然是传递敏感信息的最佳方式。几乎所有管理数据传输的规定都依赖传真作为通信手段。为什么?因为它既安全又简单，几乎不可能被破解。如果您不打算将传真集成到涉及任何类型的敏感数据(如信用卡或财务信息，甚至个人身份信息(PII)，如姓名、电子邮件和地址)的流程中，那么您就无法全面保证客户的数据是真正安全的。在数据隐私方面，传真仍然是一个重要的工具。
外卖
世界各地的组织每天都面临着一场内容马拉松。为了在他们的领域保持竞争力，找到自动化的方法来管理所有的内容是一件大事。组织可以将自动化、机器学习、OCR和其他高级数据管理组件注入到其内容管理策略中，以细化流程并继续数字化转型之旅。
布兰登·卡明斯是高地文档工作流产品组合的高级产品营销经理。
本文最初于2021年1月11日发表在NetDocuments博客上。
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