项目管理办公室(PMO)并不适用于每个组织。它既有风险也有回报。
组织在决定建立新的PMO、更改现有PMO或完全删除PMO之前，必须权衡利弊。在最近与几个组织的对话中，我们遇到了这三种情况。事实上，我们甚至看到许多组织构建pmo，然后拆除它们，然后重新构建它们。
多种类型的项目管理组织
pmo有很多种形式。这当然不是一个放之四海而皆准的方法。一些项目管理办公室像“过程控制办公室”一样运行，没有专门的项目经理管理项目，而另一些项目管理办公室则像按能力或功能区域分配的软矩阵环境一样运行。现实情况是，即使在有PMO的组织中，也经常有项目经理负责项目，但他们分布在整个组织中，而不是直接向PMO报告。我们还在组织中看到管理项目的经理，但不认为自己是项目经理或与整体PMO相同任务的一部分。某种PMO类型的成功最终归结于透明度和组织的整体成熟度水平。
从员工人数的角度来看，pmo是昂贵的，而且对pmo的需求因每个组织的规模、规模、成本、需要管理的项目的数量和类型而异。虽然我们看到一些组织可以从正式的项目和/或过程管理中受益，但不幸的是，他们无法证明管理PMO所需的额外人员成本是合理的。其他人决定建立PMO，但未能投资正确的资源或获得c级的支持，最终PMO被取消。
pmo比以往任何时候都更重要，并且正在经历重大转型，以适应不断变化的客户需求。根据项目管理学会2020年的报告行业脉搏报告组织正在通过优先考虑技术熟练程度、领导才能、商业战略和数字技能来培养面向未来的人才。”
今天的商业领导者认识到需要高技能的项目领导者，他们可以建立和维持成功的pmo，为敏捷奠定基础，并根据整个组织的需求衡量他们的项目和计划。那些未能转变的企业可能会成为我们所说的“PMO淘汰”的受害者。
PMO的淘汰趋势
那么PMO失败在哪里起作用呢?根据我们的经验，无效的PMOs通常只有四年或更短的保质期。这样就没有留下太多时间来证明你在PMO世界中的价值，因此在过去的几年里，我们已经开始看到PMO的消除或去中心化趋势。
PMO取消趋势的一个原因可能是由于企业认为PMO应该做什么和PMO实际做什么之间的脱节。这种脱节不仅会导致混乱和指责，还会导致PMO失败。
Gartner PMO断开
几年前，Gartner为客户发布了一份题为“PMO/业务脱节为PMO经理和高级PPM领导者带来了风险和机遇”。
报告指出，“组织必须不断改变和适应周围的环境，并成功实现其企业雄心。如果没有参与的PMO经理和PPM领导，就会有大陆漂移的风险——也就是说，在业务希望从PMO得到的服务和任务与PMO实际正在做的事情之间出现了差距。在PMO调查的业务视图中呈现的画面并不是唯一的。一项针对PPM专业人员的单独调查发现，将近一半的人对PMO的原始设置只经历过一次重大变化。考虑到一半的PMO已经存在了四年或更长时间，这表明PMO可能很难跟上业务其他地方的变化步伐。”
一个关键的事实是，在接受调查的PMO中，近一半对PMO的原始设置只做了一次重大更改，这清楚地说明了为什么有些PMO可能会被淘汰。这一事实今天依然正确。想想整个业务轴心和改变方向的频率。在一个要么创新，要么消亡的世界里，只有那些能够迅速适应变化的企业才能生存下来。同样的心态也适用于项目管理办公室。
未能将优先级和活动与总体业务目标相一致的pmo将始终难以证明其价值。除了缺乏一致性之外，pmo还没有像其他业务部门那样快速适应，这阻碍了他们在战略上专注于推动投资组合的成功。最后,高管的支持将成就或破坏一个成功的项目管理办公室．
未来的PMO
成功的项目管理办公室正在从战术执行的大本营转变为每个项目都有合适的专家，发挥更大的战略作用。成功的pmo成为卓越/指导中心，从战略角度指导整体业务的最佳选择。重点已经从以前已知的项目管理的螺母和螺栓转移到对整个投资组合的磨练。今天的战略项目管理组织回答了诸如“我们如何持续改进?”或“我们如何推动整体规划?”另一方面，不成熟的pmo对多面手采取更多的命令和控制方法，忘记了眼前的大局。
未来的项目管理办公室将成为一个组织的战略声音。项目执行将从投资组合向下驱动，并将与总体业务目标和目标保持一致。PMO应该努力获得项目组合评审和批准过程的可见性，并在年度或季度计划过程中发挥作用。因此，项目组合管理将驱动所有的项目执行活动。
项目厅可持续项目管理实践组(SPMPG)主任里卡多·维亚纳·巴尔加斯(Ricardo Viana Vargas)在他的演讲中提出了一个很好的总结，“未来的项目管理办公室”:
- 投资，投资，投资文化变革
- 营造一个协作的环境
- 制定以民主方式使用的标准
- 始终寻求使项目与业务目标保持一致
- 打破立竿见影的模式。接受它的好处往往需要时间
强有力的、可见的、积极主动的PMO领导，能够触及组织的所有领域，并能够推动以结果为导向的行为，是未来PMO成功所必需的。了解如何增加价值以及如何跟随资金也是未来PMO的必须。
你的成功工具包
无论您是要开始一个新的项目管理办公室(PMO)，还是要更新现有的项目管理办公室，我们的PPM/PMO工具包会帮助你行动起来。你可以用它来:
- 弄清楚你需要的项目管理办公室类型
- 遵循模板和检查表来帮助构建PMO
- 设定启动项目管理办公室(PMO)或振兴现有项目的时间表
- 通过变更管理和沟通计划从其他人那里获得支持
您还将了解如何随着时间的推移发展PMO成熟度，以便您和您的团队可以随着业务需求的变化继续执行。
